Facturen, incasso & zakelijke geschillen

Facturen, incasso en zakelijke geschillen documenteren

Bij een openstaande factuur is het belangrijk om te weten wat precies is afgesproken, geleverd en betaald. Soms is een betaling vergeten; soms bestaat discussie over de uitvoering of het bedrag. Een overzichtelijk dossier helpt om dat onderscheid te maken.

De checklists in deze categorie richten zich op de voorbereiding van opvolging, incasso en zakelijke geschillen. Verzamel eerst de onderliggende afspraken voordat u een volgende stap bepaalt.

Checklists voor zakelijke betalingskwesties

• Checklist openstaande factuur juridisch opvolgen: voor de voorbereiding van vervolgstappen rond een onbetaalde factuur.
• Checklist incassoprocedure voor een onderneming opzetten: voor het organiseren van uw aanpak van betalingsachterstanden.
• Checklist zakelijk geschil documenteren: voor het ordenen van afspraken, gebeurtenissen en reacties.

Controleer het bedrag en de onderbouwing

Leg de factuur naast de opdrachtbevestiging, overeengekomen prijs en eventuele wijzigingen. Controleer creditnota’s, deelbetalingen en bewijs van levering. Vermeld per bedrag waarop het betrekking heeft en voorkom dat eerdere correcties buiten beeld raken.

Maak vervolgens een tijdlijn van verzending, herinneringen en reacties. Bewaar ook bezwaren van de klant. Deze kunnen relevant zijn voor de beoordeling van de vordering en de keuze van een passende vervolgactie.

Bereid overdracht aan een adviseur zorgvuldig voor

Zet de kern van het geschil op één overzicht: betrokken partijen, betwist bedrag, belangrijkste afspraken en openstaande vragen. Laat zo nodig controleren welke procedure en voorwaarden voor verdere stappen gelden. Kosten of maatregelen zijn niet automatisch in iedere situatie toepasbaar.

Voor de oorspronkelijke overeenkomst kijkt u bij Contracten & voorwaarden. Bij samenwerkingen en rechten op geleverd werk sluit Zakelijke contracten & intellectueel eigendom aan.

Breng eerst de feiten bij elkaar

Bekijk het overzicht Juridisch & administratie en lees bij Checklist downloaden hoe u uw aankoop ontvangt.