E-mail, mailboxen & inboxbeheer checklists

Uw e-mail en mailbox overzichtelijk organiseren

Een goed ingerichte mailbox helpt u om vragen, afspraken en documenten terug te vinden. De checklists in deze categorie ondersteunen u bij het opruimen van een volle inbox, het instellen van filters en het organiseren van gedeelde e-mail.

Kies eerst uw belangrijkste doel. Wilt u minder berichten zien, sneller reageren of duidelijker samenwerken? Door één onderdeel tegelijk aan te pakken, kunt u beoordelen of de nieuwe indeling in de praktijk prettig werkt.

Checklists voor een werkbare mailbox

• Checklist overvolle inbox opruimen: voor een gerichte opruimronde.
• Checklist e-mailfilters instellen: voor het organiseren van automatische berichtverwerking.
• Checklist gedeelde mailbox organiseren: voor afspraken over gezamenlijk mailboxgebruik.

Maak onderscheid tussen actie en archief

Geef berichten die een reactie vragen een herkenbare plaats of markering. Bewaar afgehandelde correspondentie volgens een eenvoudige indeling. Gebruik niet meer mappen dan u nodig heeft en controleer of belangrijke bijlagen ook op de juiste documentlocatie staan. Test nieuwe filters met enkele berichten voordat u ze op grote aantallen toepast.

Spreek bij gedeelde e-mail verantwoordelijkheden af

Maak duidelijk wie berichten oppakt, hoe u overdraagt en wanneer een vraag is afgehandeld. Controleer automatische antwoorden en verwijder oude toegangsrechten wanneer taken veranderen. Voor verdachte berichten vindt u aanvullende controles bij Phishing, fraude, privacy & antivirus. Wilt u e-mail verbinden met planning en bestanden, bekijk dan Agenda, taken, notities & documenten delen.

Kies een routine die u kunt volhouden

Begin met een afgebakende opruim- of insteltaak. Meer onderwerpen vindt u binnen Technologie & Digitaal. Lees ook hoe downloaden werkt.