PDF-checklists voor verenigingen, scholen & goede doelen

Checklists voor evenementen van verenigingen, scholen en goede doelen

Een schoolfeest, verenigingsdag of fondsenwervende bijeenkomst wordt vaak georganiseerd naast andere werkzaamheden. Vrijwilligers en medewerkers nemen ieder een deel op zich, waardoor heldere afspraken extra belangrijk zijn. De checklists in deze categorie helpen om bijdragen en deadlines bij elkaar te houden.

Binnen Feesten & evenementen vind je hier onderwerpen voor verschillende organisaties. Begin met het doel van de bijeenkomst en bepaal wie namens de organisatie beslissingen mag nemen.

Maak het doel concreet voor het organisatieteam

Wil je leden samenbrengen, leerlingen een feestelijke afsluiting bieden of geld inzamelen voor een bepaald project? Het antwoord helpt bij de keuze van programma, communicatie en uitgaven. Spreek af waaraan je achteraf kunt zien of de bijeenkomst geslaagd was.

Leg vast welke besluiten bij bestuur, schoolleiding of een andere verantwoordelijke horen. Zo kunnen vrijwilligers hun taken uitvoeren zonder bij iedere stap opnieuw te moeten uitzoeken wie akkoord geeft.

Checklists voor verschillende organisaties en doelen

• Checklist schoolfeest organiseren: voor het voorbereiden van een bijeenkomst binnen de schoolomgeving.
• Checklist verenigingsfeest organiseren: wanneer leden en betrokkenen samenkomen.
• Checklist fondsenwervend evenement organiseren: voor een evenement met een inzamelingsdoel.

Geef vrijwilligers een duidelijke en haalbare taak

Omschrijf wat iemand doet, hoeveel tijd dat ongeveer vraagt en bij wie vragen terechtkomen. Maak een overzicht van beschikbaarheid en spreek af hoe een taak wordt overgedragen bij afwezigheid. Ook pauzes en de laatste opruimronde horen daarbij.

Voor de centrale planning kun je verder naar Planning & organisatie. Houd informatie toegankelijk voor de mensen die ermee werken, zonder iedereen met alle details te belasten.

Stem begeleiding en financiële afspraken vooraf af

Bij activiteiten met kinderen moeten ontvangst, toezicht en vertrek duidelijk geregeld zijn. Gebruik de afspraken van de organisatie als uitgangspunt en vertel helpers wat hun rol is. Laat niemand aannemen dat een ander automatisch toezicht houdt.

Maak bij fondsenwerving duidelijk hoe opbrengsten en kosten worden bijgehouden en wie betalingen afhandelt. Controleer daarnaast welke lokale voorwaarden gelden voor de activiteit. Gerelateerde onderwerpen vind je bij Vergunningen & gemeentelijke regels.

Bewaar een bruikbare overdracht voor de volgende organisatie

Leg na afloop resultaten, contactgegevens en verbeterpunten vast. Dat helpt wanneer een volgend team de organisatie overneemt. Via de downloadinformatie lees je hoe je de gewenste checklist ontvangt.