PDF-checklists voor voorstellingen & exposities

Checklists voor voorstellingen, tentoonstellingen en exposities

Een voorstelling en een expositie vragen elk om een eigen voorbereiding. Bij een voorstelling komen programma, techniek en publiek op vaste momenten samen. Bij een tentoonstelling bepalen inrichting en bezoekersroute mede hoe het werk wordt ervaren. De checklists in deze categorie helpen je om de praktische organisatie te structureren.

Binnen Feesten & evenementen vind je onderwerpen voor verschillende publieksgerichte presentaties. Begin met wat je wilt tonen en hoe bezoekers dat gaan beleven.

Verbind de inhoud aan de beschikbare ruimte

Bekijk welke opstelling nodig is voor performers, objecten of kunstwerken. Controleer zichtlijnen, loopruimte en de plek waar bezoekers binnenkomen. Maak ook duidelijk welke ruimtes voor publiek toegankelijk zijn en welke voor voorbereiding of opslag bedoeld zijn.

Bespreek met makers en locatiebeheerder welke voorwaarden gelden voor plaatsing en gebruik. Noteer afmetingen, benodigde ondersteuning en eventuele kwetsbaarheid van materialen, zodat de opbouw daarop kan worden afgestemd.

Kies een checklist voor jouw presentatievorm

• Checklist theatervoorstelling organiseren: voor de voorbereiding van een voorstelling met spelers en publiek.
• Checklist tentoonstelling organiseren: wanneer inrichting en bezoekersroute centraal staan.
• Checklist expositie openen: voor het organiseren van een openingsmoment rond gepresenteerd werk.

Plan opbouw, technische controle en doorloop apart

Laat voldoende tijd tussen het plaatsen van materialen en het ontvangen van bezoekers. Een technische test of proefdoorloop maakt zichtbaar welke aanwijzingen nog ontbreken. Controleer of betrokkenen weten wanneer zij aanwezig moeten zijn.

Voor licht, geluid en presentatiemiddelen kun je verder naar Muziek, licht & entertainment. Leg vast wie tijdens de presentatie technische vragen oppakt.

Bereid ontvangst en publieksinformatie zorgvuldig voor

Maak openingstijden, aanvang en eventuele pauzes duidelijk. Controleer bij een expositie of toelichtingen leesbaar zijn en bij de juiste werken staan. Spreek af wie vragen beantwoordt en wie toezicht houdt op de publieksruimte.

Bekijk de route ook vanuit bezoekers die extra ondersteuning nodig hebben. Onder Toegankelijkheid & hulpdiensten vind je aanvullende onderwerpen voor bereikbaarheid en deelname.

Leg vast hoe materialen worden teruggegeven

Maak afspraken over verpakking, vervoer en controle bij afbouw. Houd geleende of persoonlijke spullen herkenbaar en noteer wie de overdracht verzorgt. Bewaar praktische ervaringen voor een volgende presentatie. Via de downloadinformatie lees je hoe je de gekozen checklist ontvangt.